Datenschutz

Datenschutz­erklärung

1. Allgemeine Informationen

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und behandeln sie vertraulich sowie nach den jeweils geltenden Datenschutzvorschriften.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (hier auch kurz bezeichnet als „DSGVO“) darüber, welche personenbezogenen Daten wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten (hier auch kurz bezeichnet als „Daten“), insbesondere

  • beim Besuch unserer Websites und der Nutzung des Kontaktformulars (hierzu nachfolgend unter Ziffer 2)
  • bei der Aufnahme neuer Mitglieder, der Mitgliederverwaltung und der Erbringung unserer satzungsgemäßen Aufgaben und Leistungen, z.B. der Erstellung und Versendung von Einladungen zu Mitgliederversammlungen, Beitragsrechnungen, Newslettern und sonstiger Verbandskommunikation sowie der Durchführung von Mitgliederumfragen (hierzu nachfolgend unter Ziffer 3)
  • beim Besuch unserer externen Onlinepräsenzen in Sozialen Netzwerken (hierzu nachfolgend unter Ziffer 4)
  • der Durchführung von Veranstaltungen (hierzu nachfolgend unter Ziffer 5)

Die verwendeten Begriffe sind nicht geschlechtsspezifisch.

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

Bundesverband Beteiligungskapital -
German Private Equity and Venture Capital Association e.V. (BVK)
Residenz am Deutschen Theater
Reinhardtstraße 29b
10117 Berlin

Telefon: (030) 30 69 82 - 0
E-Mail: bvk@bvkap.de

1.2 Hinweise zu den nachfolgenden Verarbeitungsvorgängen

Einzelheiten zu den verarbeiteten Daten, ihrer Herkunft, den Zwecken und Rechtsgrundlagen finden Sie bei den jeweiligen Verarbeitungsvorgängen (hierzu unter Ziffern 2 bis 5). Ihre Rechte erläutert Ziffer 6.

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit im Einzelfall besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, beruht die Verarbeitung auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Eine ausdrücklich erteilte Einwilligung in die Übermittlung personenbezogener Daten in einen Drittstaat kann außerdem Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO zur Grundlage haben. Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Im Übrigen erfolgen Drittlandübermittlungen nur nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO.

1.3 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir übermitteln personenbezogene Daten an externe Stellen nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht (z.B. gegenüber Steuerbehörden), ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegt oder eine andere Rechtsgrundlage dies erlaubt. Auftragsverarbeiter setzen wir auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO ein; sie verarbeiten personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO. Bei gemeinsamer Verantwortlichkeit schließen wir eine Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO.

Die folgenden Anbieter werden wie folgt in den jeweils genannten Bereichen eingesetzt:

Anbieter / Einsatzbereich

Anschrift / weitere Informationen

ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich

Hosting der Website

Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland

Usercentrics GmbH

Einwilligungsmanagement

Sendlinger Straße 7, 80331 München, Deutschland

https://usercentrics.com/de/

Google Ireland Limited

Websiteanalyse durch Google Analytics, Videoeinbettung durch YouTube

Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland

Bei der Nutzung von Google Analytics setzen wir die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden vollständig um.

https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de

https://policies.google.com/privacy.

cobra GmbH

CRM-System für Mitgliederverwaltung und Beitragsabrechnung einschließlich E-Rechnungsversand

Line-Eid-Straße 1, 78467 Konstanz, Deutschland

https://cobra.de/datenschutz/

news aktuell GmbH

PR-Software und Mediendatenbank „zimpel“

Mittelweg 144, 20148 Hamburg, Deutschland

https://www.zimpel-online.de/privacy_notice.

OpenAI Ireland Limited

Nutzung von ChatGPT Plus zur Erstellung und Überarbeitung von Texten

1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland

https://openai.com/de-DE/policies/eu-privacy-policy/

Canva Pty Ltd.

Grafikdesign

Level 1, 110 Kippax St, Surry Hills NSW 2010, Australien

https://www.canva.com/de_de/richtlinien/privacy-policy/.

WeTransfer B.V.

Übertragung von v.a. Bild- und Videomaterial

Nieuwezijds Voorburgwal 162, 1012 SJ Amsterdam, Niederlande

https://wetransfer.com/legal/privacy

LinkedIn Ireland Unlimited Company

Onlinepräsenz im sozialen Netzwerk LinkedIn

Wilton Place, Dublin 2, Irland

https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Nähere Informationen zu unserer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO, zu Art und Umfang dieser Statistiken und zu den Kontaktmöglichkeiten des sozialen Netzwerks finden Sie unter:

https://www.linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum

Meta Platforms Ireland Ltd.

Onlinepräsenzen in den sozialen Netzwerken instagram und facebook

Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland

https://www.facebook.com/privacy/policy/?locale=de_DE

Nähere Informationen zu unserer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO: https://de-de.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data

Mailjet GmbH

Newsletter, Einladungen und Verbandskommunikation

Alt-Moabit 2, 10557 Berlin, Deutschland

https://www.mailjet.com/de/rechtliches/datenschutzerklaerung/

easyfeedback GmbH

Umfragen und teilweise Veranstaltungsanmeldungen

Ernst-Abbe-Straße 4, 56070 Koblenz, Deutschland

https://easy-feedback.de/privacy/datenschutzerklaerung/

ticketareo GmbH

Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Bahnhofsplatz 2, 82110 Germering, Deutschland

https://ticketareo.de/datenschutz/

Stripe Technology Company Limited

Zahlungsabwicklung bei Veranstaltungen

One Wilton Park, Wilton Place, Dublin, Irland

https://stripe.com/de-ch/privacy.

1.4 Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z.B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

2. Website

2.1 Datensicherheit

Welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website verarbeitet werden, erläutern die folgenden Abschnitte.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Unsere Website nutzt zum Schutz vertraulicher Übertragungen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie am Wechsel von „http://“ zu „https://“ und am Schloss-Symbol im Browser. Dadurch sind die übermittelten Daten vor dem Mitlesen durch Dritte geschützt.

2.2 Hosting

Wir hosten unsere Website extern bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich. Anbieter- und Vertragsangaben finden Sie unter Ziffer 1.3.

Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung von Verträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit im Zusammenhang mit dem Besuch unserer Website Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden, gelten ergänzend die Hinweise zu Cookies und vergleichbaren Technologien unter Ziffern 2.3 ff. sowie zu den dort genannten Diensten.

Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

2.3 Cookies

Unsere Internetseiten verwenden sogenannte „Cookies“. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden entweder vorübergehend für die Dauer einer Sitzung (Session-Cookies) oder dauerhaft (permanente Cookies) auf Ihrem Endgerät gespeichert. Session-Cookies werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Permanente Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese selbst löschen oder eine automatische Löschung durch Ihren Webbrowser erfolgt.

Cookies können von uns (First-Party-Cookies) oder von Drittunternehmen (Third-Party-Cookies) stammen. Letztere ermöglichen die Einbindung externer Dienste, etwa zur Zahlungsabwicklung.

Cookies haben verschiedene Funktionen. Einige Cookies sind technisch unbedingt erforderlich, damit ein von Ihnen ausdrücklich gewünschter digitaler Dienst bereitgestellt werden kann, etwa zur Sitzungssteuerung, zur Speicherung Ihrer Einwilligungsentscheidung oder für Sicherheitsfunktionen. Andere Cookies dienen beispielsweise der Reichweitenmessung, Analyse oder Einbindung externer Inhalte und werden nur nach Ihrer Einwilligung eingesetzt.

Die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff auf dort gespeicherte Informationen erfolgt ohne Einwilligung nur, wenn dies gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG zur Übertragung einer Nachricht oder zur Bereitstellung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes unbedingt erforderlich ist. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht – je nach Zweck – insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, c oder f DSGVO. Alle anderen Cookies und vergleichbaren Technologien setzen wir nur mit Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein.

Welche Cookies und Dienste auf dieser Website eingesetzt werden, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

2.4 Einwilligungsmanagement mit Usercentrics

Wir nutzen die Consent-Technologie der Usercentrics GmbH („Usercentrics“), um Ihre Einwilligungen zur Speicherung bestimmter Cookies oder zum Einsatz bestimmter Technologien einzuholen und datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieterangaben finden Sie unter Ziffer 1.3.

Wenn Sie unsere Website betreten, werden folgende personenbezogene Daten an Usercentrics übertragen:

  • Ihre Einwilligung(en) bzw. der Widerruf Ihrer Einwilligung(en)
  • Ihre IP-Adresse
  • Informationen über Ihren Browser
  • Informationen über Ihr Endgerät
  • Zeitpunkt Ihres Besuchs auf der Website
  • Geolocation

Des Weiteren speichert Usercentrics ein Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden für ein Jahr gespeichert, es sei denn Sie fordern uns vor Ablauf zur Löschung auf, löschen das Usercentrics-Cookie selbst oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Das Usercentrics-Banner auf dieser Website wurde mit Hilfe von eRecht24 konfiguriert. Das erkennen Sie daran, dass im Banner das Logo von eRecht24 auftaucht. Um das eRecht24-Logo im Banner auszuspielen, wird eine Verbindung zum Bildserver von eRecht24 hergestellt. Hierbei wird auch die IP-Adresse übertragen, die jedoch nur in anonymisierter Form in den Server-Logs gespeichert wird. Der Bildserver von eRecht24 befindet sich in Deutschland bei einem deutschen Anbieter. Das Banner selbst wird ausschließlich von Usercentrics zur Verfügung gestellt.

Der Einsatz von Usercentrics erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz bestimmter Technologien einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Anbieter- und Vertragsangaben zu Usercentrics finden Sie unter Ziffer 1.3.

2.5 (Analyse-)Tools und Plugins

2.5.1 Webanalyse durch Google Analytics

Wir nutzen den Webanalysedienst Google Analytics der Google Ireland Limited („Google“). Anbieterangaben finden Sie unter Ziffer 1.3.

Google Analytics ermöglicht uns, das Verhalten der Websitebesucher anhand von Nutzungsdaten wie Seitenaufrufen, Verweildauer, verwendetem Betriebssystem und Herkunft zu analysieren. Die Daten werden dem jeweiligen Endgerät, jedoch keiner User-ID zugeordnet.

Zur Auswertung der erhobenen Daten kann Google Analytics Modellierungsansätze und Machine-Learning-Technologien einsetzen.

Auf unserer Website erfasst Google Analytics neben Seitenaufrufen Scrollvorgänge, Klicks auf externe Links, Suchvorgänge auf der Website, Interaktionen mit Videos und Formularen sowie Dateidownloads. Google Signals ist nicht aktiviert und Google Analytics ist nicht mit Google Ads verknüpft. Usercentrics blockiert Google Analytics bis zur Erteilung Ihrer Einwilligung vollständig. Ereignisdaten werden für zwei Monate und Nutzerdaten für 14 Monate gespeichert.

Google Analytics verwendet Technologien, die die Wiedererkennung des Nutzers zum Zwecke der Analyse des Nutzerverhaltens ermöglichen (z.B. Cookies oder Device-Fingerprinting). Die von Google erfassten Informationen über die Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Die Nutzung dieses Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.

Für Übermittlungen personenbezogener Daten an Google LLC in den USA gelten die gemeinsamen Hinweise nachfolgend unter Ziffer 2.5.3. Ergänzend können die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission zur Anwendung kommen; weitere Informationen finden Sie unter https://business.safety.google/adscontrollerterms/sccs/.

Verarbeitung von IP-Adressen

Bei Google Analytics 4 werden IP-Adressen von Nutzerinnen und Nutzern aus der Europäischen Union nach Angaben von Google nicht protokolliert oder gespeichert. Die IP-Adresse wird zur Ableitung grober Standortinformationen verwendet und anschließend verworfen. Google verarbeitet die übrigen Nutzungsinformationen, um die Nutzung unserer Website auszuwerten, Berichte über die Websiteaktivitäten zu erstellen und weitere mit der Website- und Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen.

Widerspruchsmöglichkeit und weitere Informationen

Sie können die Erfassung und Verarbeitung Ihrer Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.

Die Anbieter- und Vertragsangaben zu Google Analytics finden Sie unter Ziffer 1.3.

2.5.2 Videoeinbettung durch YouTube

Wir binden Videos von YouTube ein, einem Dienst der Google Ireland Limited („Google“). Anbieterangaben finden Sie unter Ziffer 1.3.

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Die Einbindung wird durch Usercentrics bis zu Ihrer Einwilligung oder der bewussten Aktivierung eines Videos vollständig blockiert. Bis dahin werden keine Daten an YouTube übermittelt. Das Vorschaubild wird über einen Server von Usercentrics abgerufen.

Sobald Sie ein YouTube-Video auf dieser Website starten, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Nach dem Start eines Videos kann YouTube Cookies oder vergleichbare Wiedererkennungstechnologien (z.B. Device-Fingerprinting) einsetzen und dadurch Informationen über Besucher unserer Website erhalten. Diese dienen unter anderem Videostatistiken, der Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit und der Betrugsprävention.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die eingebetteten YouTube-Videos sind zunächst deaktiviert und werden erst geladen, nachdem Sie über das Einwilligungsbanner zugestimmt oder das jeweilige Video nach entsprechender Information aktiviert haben. Rechtsgrundlage für die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit dabei Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder aus diesem ausgelesen werden, beruht dies zusätzlich auf § 25 Abs. 1 TDDDG. Ihre Auswahl können Sie jederzeit über die Cookie-Einstellungen ändern.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

2.5.3 Gemeinsame Hinweise zu Google-Diensten

Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Dieser Datenschutzrahmen zwischen der Europäischen Union und den USA soll die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten. Zertifizierte Unternehmen verpflichten sich zur Einhaltung dieser Standards. Weitere Informationen finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de und https://www.dataprivacyframework.gov/.

2.6 Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die als Pflichtfelder gekennzeichneten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an deren Beantwortung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; dient die Anfrage vorvertraglichen Maßnahmen, gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir löschen die Daten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Mitgliedschaft, Verbandsarbeit und -kommunikation

3.1 Aufnahme und Verwaltung der Mitgliedschaft

Wir verarbeiten die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten zur Bearbeitung Ihres Aufnahmeantrags für die ordentliche oder assoziierte Mitgliedschaft im BVK und zur anschließenden Betreuung der Mitgliedschaft. Hierzu gehören insbesondere Name, Vorname, Unternehmen, Anschrift und Kontaktdaten (z.B. Telefon und E-Mail-Adresse). Innerhalb der Geschäftsstelle erhalten grundsätzlich nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Mitgliederbetreuung benötigen.

Für die Verwaltung der Mitgliedschaft nutzen wir das CRM-System Cobra. Darin verarbeiten wir insbesondere Stamm- und Kontaktdaten der Mitgliedsunternehmen und ihrer Ansprechpersonen, Angaben zur Mitgliedschaft sowie abrechnungsbezogene Daten. Wir verwenden diese Daten zur Betreuung und Verwaltung der Mitgliedschaft, zur Kommunikation mit unseren Mitgliedern sowie zur Erstellung und Versendung der Mitgliedsbeitragsrechnungen, einschließlich des Versands von E-Rechnungen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit gesetzliche Vorgaben zur Rechnungsstellung und Aufbewahrung erfüllt werden, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Soweit die Verarbeitung Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner unserer Mitgliedsunternehmen betrifft, beruht sie ergänzend auf unserem berechtigten Interesse an einer ordnungsgemäßen Mitgliederverwaltung und Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anbieterangaben und weitere Informationen zu Cobra finden Sie unter Ziffer 1.3.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten bis zur Beendigung der Mitgliedschaft gemäß Satzung bzw. so lange, wie der Zweck der Datenverarbeitung besteht oder Sie Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen. Darüber hinaus speichern wir Daten nur, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht, etwa nach dem Handelsgesetzbuch oder der Abgabenordnung. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen je nach Art der Unterlagen insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre.

3.2 Newsletter und sonstige Kommunikation

Für den Versand von Newslettern, Mitteilungen und Einladungen nutzen wir die Software der Mailjet GmbH. Dabei werden insbesondere Name und E-Mail-Adresse verarbeitet. Soweit eine Erfolgsmessung aktiviert ist, kann außerdem erfasst werden, ob Nachrichten geöffnet und darin enthaltene Links aufgerufen werden.

Newsletter und Einladungen versenden und messen wir nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Kommunikation jederzeit über den Abmeldelink in der jeweiligen Nachricht abbestellen. Mitteilungen, die zur Durchführung der Mitgliedschaft oder zur Erfüllung satzungsmäßiger Aufgaben erforderlich sind, verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anbieterangaben und weitere Informationen zu Mailjet finden Sie unter Ziffer 1.3.

3.3 Umfragen

Für die Durchführung und Auswertung von Umfragen verwenden wir eine Software des Anbieters easyfeedback GmbH (hier auch kurz bezeichnet als „easyfeedback“). Je nach Umfrage können dabei personenbezogene wie auch technische Daten verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Anbieterangaben und weitere Informationen zu easyfeedback finden Sie unter Ziffer 1.3.

3.4 Elektronische Übermittlung von Anliegen

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse sowie die in der Nachricht enthaltenen Informationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. Andernfalls erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung eingehender Anfragen. Die Daten werden gelöscht, sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.5 Versand von Pressemitteilungen

Für den Versand von Pressemitteilungen und weiteren Presseinformationen nutzen wir die PR-Software und Mediendatenbank „zimpel“ der news aktuell GmbH. Dabei verarbeiten wir sowohl in zimpel hinterlegte Mediendaten als auch eigene Pressekontakte, die wir dort verwalten. Verarbeitet werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Medium bzw. Redaktion sowie gegebenenfalls weitere für unsere Pressearbeit relevante Angaben. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck unserer Presse- und Öffentlichkeitsarbeit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw., sofern eine Einwilligung vorliegt, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wenn Sie keine weiteren Presseinformationen erhalten möchten, können Sie uns dies jederzeit mitteilen.

Anbieterangaben und weitere Informationen zu zimpel finden Sie unter Ziffer 1.3.

3.6 KI-gestützte Textbearbeitung mit ChatGPT

Für die Erstellung und Überarbeitung von Textentwürfen nutzen wir den KI-Dienst ChatGPT Plus von OpenAI. Dabei können im Einzelfall personenbezogene Daten wie Name, Unternehmen und berufliche Position verarbeitet werden, soweit diese Bestandteil des jeweiligen Textentwurfs sind. Wir nutzen ChatGPT Plus ausschließlich unterstützend für die Erstellung und sprachliche Bearbeitung von Texten und achten darauf, nur die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten zu übermitteln. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen unserer Presse-, Kommunikations- und Verbandsarbeit auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Erstellung und Bearbeitung von Texten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anbieterangaben und weitere Informationen zu ChatGPT finden Sie unter Ziffer 1.3.

3.7 Grafikdesign

Für die Erstellung und Gestaltung von Kommunikationsmaterialien nutzen wir die Designplattform Canva der Canva Pty Ltd. Dabei können im Einzelfall personenbezogene Daten wie Fotos, Name, Unternehmen und berufliche Position verarbeitet werden, soweit diese Bestandteil der jeweiligen Grafik oder des jeweiligen Designs sind.

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck unserer Presse-, Kommunikations- und Verbandsarbeit. Soweit erforderlich, stützen wir die Verwendung und Veröffentlichung von Fotos und personenbezogenen Angaben auf eine Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder auf unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anbieterangaben und weitere Informationen zu Canva finden Sie unter Ziffer 1.3.

3.8 WeTransfer

Für die Übermittlung größerer Dateien, insbesondere von Bild- und Videomaterial, nutzen wir den Übertragungsdienst der WeTransfer B.V. Dabei können personenbezogene Daten wie Bild- und Videoaufnahmen, Stimme, Name, Unternehmen und berufliche Position verarbeitet werden, soweit diese Bestandteil der übertragenen Dateien sind. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck unserer Presse-, Kommunikations- und Verbandsarbeit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw., soweit erforderlich, auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung.

Anbieterangaben und weitere Informationen zu WeTransfer finden Sie unter Ziffer 1.3.

4. Soziale Netzwerke

Wir unterhalten Onlinepräsenzen in den sozialen Netzwerken der LinkedIn Ireland Unlimited Company (hier auch kurz bezeichnet als „LinkedIn“) und der Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland (hier auch kurz bezeichnet als „instagram“ und „facebook“). Dort kommunizieren wir mit Interessentinnen und Interessenten und informieren über unsere Formate, Angebote und Leistungen. Weitere Anbieterangaben finden Sie unter Ziffer 1.3.

Die Netzwerkbetreiber stellen uns aggregierte Nutzungsstatistiken zur Verfügung. Diese können demografische und berufsbezogene Angaben, Interaktionen mit unserer Onlinepräsenz sowie daraus abgeleitete Interessen umfassen. Wir verwenden sie, um Gestaltung, Aktivitäten und Inhalte unserer Onlinepräsenzen für unser Publikum zu optimieren. Für die Erhebung und Verwendung dieser Statistiken kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit mit dem jeweiligen Netzwerkbetreiber bestehen.

Seitenstatistiken und die allgemeine Kommunikation über soziale Netzwerke verarbeiten wir aufgrund unseres berechtigten Interesses an wirksamer Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ist die Kommunikation auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet, gilt ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für Seitenstatistiken können wir mit LinkedIn bzw. Meta für facebook und instagram gemeinsam gemäß Art. 26 DSGVO verantwortlich sein. Wesentliche Informationen zu den Vereinbarungen finden Sie über die Links unter Ziffer 1.3.

Auf Daten, die durch das soziale Netzwerk dabei in eigener Verantwortung nach den Nutzungsbedingungen verarbeitet werden, haben wir keinen Einfluss. Wir weisen aber darauf hin, dass beim Besuch der Onlinepräsenz Daten zu Ihrem Nutzungsverhalten an den Betreiber des sozialen Netzwerks übertragen werden können. Die Betreiber des sozialen Netzwerks verarbeiten die vorgenannten Informationen gegebenenfalls, um detailliertere Statistiken zu erstellen und für eigene Markforschungs- und Werbezwecke, auf die wir keinen Einfluss haben. Zu diesem Zweck werden Cookies und andere Identifier auf den Rechnern der betroffenen Personen gespeichert. Auf Basis dieser Nutzungsprofile werden dann z.B. Werbeanzeigen innerhalb des sozialen Netzwerks aber auch auf Websites Dritter geschaltet. Nähere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzhinweisen der sozialen Netzwerke.

Soweit wir beim Betrieb der Onlinepräsenz in den sozialen Netzwerken Ihre personenbezogenen Daten erhalten, stehen Ihnen dazu die in dieser Datenschutzerklärung genannten Rechte zu. Wenn Sie darüber hinaus Ihre Rechte gegenüber dem Betreiber des sozialen Netzwerks geltend machen wollen, können Sie sich hierfür am einfachsten direkt an diesen wenden. Der Betreiber kennt sowohl die Details zum technischen Betrieb der Plattform und die damit verbundene Datenverarbeitung als auch die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung und kann auf Anfrage hin entsprechende Maßnahmen umsetzen, wenn Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen. Gern unterstützen wir Sie bei der Geltendmachung Ihrer Rechte, soweit es uns möglich ist, und leiten Ihre Anfragen an den Betreiber des sozialen Netzwerks weiter.

5. Veranstaltungen

5.1 Anmeldung und Organisation

Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung erfragen wir insbesondere Vor- und Nachname, Angaben zu Position, Unternehmen bzw. Institution, Adresse sowie Kontaktdaten (z.B. Telefon und E-Mail). Wir verwenden diese Daten ausschließlich zur Organisation, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung.

Für die Anmeldung, Organisation und Durchführung größerer, kostenpflichtiger Veranstaltungen nutzen wir eine Software des Anbieters ticketareo GmbH (hier auch kurz bezeichnet als „ticketareo“), für kleinere Veranstaltungen nutzen wir easyfeedback. Dabei werden personenbezogene Daten wie Name, Unternehmen/Institution, Adresse, E-Mail-Adresse und bei kostenpflichtigen Veranstaltungen auch Zahlungsdaten sowie technische Daten erhoben.

Die Verarbeitung der für die Anmeldung und Durchführung erforderlichen Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Freiwillige Zusatzangaben verarbeiten wir – soweit einschlägig – auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Anmeldedaten speichern wir nur so lange, wie sie für die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich sind; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Die Anbieter- und Vertragsangaben zu ticketareo und easyfeedback finden Sie unter Ziffer 1.3.

5.2 Namensschilder und Teilnehmerliste

Auf Grundlage der Anmeldedaten erstellen wir Namensschilder und Teilnehmerlisten. Diese enthalten in der Regel Vor- und Nachname, berufliche Funktion sowie das vertretene Unternehmen bzw. die Institution.

Die Erstellung der Namensschilder erfolgt zur Durchführung der Veranstaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Erstellung der Teilnehmerliste und ihre Bereitstellung an die übrigen Teilnehmenden der jeweiligen Veranstaltung beruhen auf unserem berechtigten Interesse, die Vernetzung der Teilnehmenden und den fachlichen Branchenaustausch zu fördern, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können der Aufnahme in die Teilnehmerliste aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Unabhängig davon können Sie uns bereits bei der Anmeldung mitteilen, dass Sie nicht in die Teilnehmerliste aufgenommen werden möchten. Zum Widerspruchsrecht siehe nachfolgend Ziffer 6.2.

Soweit Sie hierzu im Rahmen der Anmeldung gesondert eingewilligt haben, stellen wir die Teilnehmerliste außerdem den dort bezeichneten externen Empfängern – insbesondere Personen, die eine Anmeldung zu der jeweiligen Veranstaltung erwägen, Referierenden, Kooperationspartnern und/oder Sponsoren – in elektronischer und/oder gedruckter Form zur Verfügung. Die Empfänger, die übermittelten Daten und der Zweck der Weitergabe werden Ihnen vor Erteilung der Einwilligung mitgeteilt. Rechtsgrundlage für diese Weitergabe ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig. Ihre Nichterteilung hat keine Auswirkungen auf Ihre Teilnahme an der Veranstaltung. Zum Widerrufsrecht siehe Ziffer 6.1.

Die externen Empfänger werden darauf hingewiesen, dass sie die Teilnehmerliste ausschließlich zu den bei der Anmeldung genannten Zwecken verwenden und nicht ohne eine gesonderte Rechtsgrundlage an weitere Personen weitergeben dürfen.

5.3 Foto-, Film- und Tonaufnahmen

Im Rahmen unserer Veranstaltungen können Foto-, Film- und Tonaufnahmen angefertigt werden. Die Aufnahmen dienen unserer Verbands- und Öffentlichkeitsarbeit und können auf unserer Website, in Newslettern sowie auf unseren Social-Media-Kanälen veröffentlicht werden. Auf die Anfertigung von Aufnahmen weisen wir bei der jeweiligen Veranstaltung gesondert hin.

Je nach Art der Aufnahme und Veröffentlichung erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder unseres berechtigten Interesses an der Öffentlichkeits- und Verbandsarbeit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei der Interessenabwägung berücksichtigen wir insbesondere die Art der Veranstaltung, die Aufnahmesituation und die berechtigten Erwartungen der betroffenen Personen. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.

5.4 Zahlungsabwicklung mit Stripe

Für die Zahlungsabwicklung im Rahmen unserer Veranstaltungen nutzen wir die Software des Zahlungsdienstleisters Stripe Technology Company Limited (hier auch kurz bezeichnet als „Stripe“). Wir nutzen Stripe zur sicheren Abwicklung von Zahlungen, die im Rahmen der Ticketbuchung für unsere Veranstaltungen anfallen. Bei der Nutzung von Stripe werden Zahlungsdaten (z.B. Rechnungsbetrag, Kreditkartennummer) sowie Identifikationsdaten (z.B. Name, E-Mail-Adresse) an Stripe übermittelt, um die Transaktion durchzuführen.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage der (Vor-)Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die Anbieter- und Vertragsangaben zu Stripe finden Sie unter Ziffer 1.3.

6. Ihre Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte sowie bei weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

6.1 Widerruf einer Einwilligung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

6.2 Widerspruch in besonderen Fällen und gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

6.3 Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

6.4 Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

6.5 Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden. Die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG bleiben unberührt.

6.6 Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Stand: Oktober 2026